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RECTORÍA

DIRECCIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ASISTENCIATÉCNICA (DICIAT)

PROTOCOLO PARA LA ADHESIÓN A REDES Y PROYECTOS

 

INICIATIVA

 

1. Usualmente la iniciativa surge por invitación de un organismo o universidad en el extranjero, que se contacta con la Universidad de Panamá a través de correo electrónico o nota, donde se explica las generalidades del proyecto y se plantea la posibilidad de que la Universidad participe como universidad socia. En estos casos los contactos de autoridades y docentes es el vínculo inmediato con la iniciativa.

 

2. El interesado (autoridad, docente, o administrativo), que actuará como unidad ejecutora de la Red o Proyecto debe remitir una nota a la DICIAT informando del interés en que la institución se adhiera a una red o proyecto.

 

  •   Especificar el estado actual de la adhesión a la red o proyecto.
  •   Anexar el documento base de la Red o Proyecto y formularios de adhesión (por escrito y en formato digital).
  •   Nombre y generales de la universidad, organismo u organización internacional que actuará como Coordinadora del Proyecto o Red.
  •   Naturaleza de la Red o Proyecto. Por ejemplo: red temática de docencia, red de movilidad (pregrado,postgrado, de funcionarios administrativos), proyecto de investigación, proyecto de intervención, etc.
  •  Compromisos que adquiere la institución y propuesta financiera para atender estos compromisos.

 

Por ejemplo: organización en la institución de un diplomado o seminario internacional, etc.

 

3. La DICIAT se contacta con el interesado (a) para informar el procedimiento a seguir.

 

 

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ADHESIÓN

 

4. La DICIAT estudia la propuesta de adhesión y emite recomendación al Rector.

 

5. La DICIAT prepara los documentos de adhesión para la firma del Rector.

 

6. La DICIAT da seguimiento a los documentos en trámite de firma.

 

7. Una vez firmados los documentos de adhesión, la DICIAT remite el ORIGINAL al responsable en la unidad ejecutora de la Red o Proyecto para que sean remitidos a la Coordinación General de la Red o Proyecto.

 

8. La unidad ejecutora debe dar seguimiento a la iniciativa e informar a la DICIAT cuando la Red o Proyecto ha sido aceptada por el organismo financiador, por ejemplo: Comisión Europea, Grupo de Universidades Iberoamericanas La Rábida, ANUIES, etc.

 

 

EJECUCIÓN DE LA RED O PROYECTO

 

9. Anualmente, la unidad ejecutora debe remitir a la DICIAT un informe de ejecución de la Red o Proyecto con el propósito de mantener actualizada la Base de Datos de Redes y Proyectos.

 

10. Cuando la ejecución de la Red o Proyecto, implique la realización de una actividad en la Universidad de Panamá, la unidad ejecutora debe informar a la DICIAT para recibir el apoyo técnico necesario, cuando así se amerite.

 

11. Cuando la ejecución de la Red o Proyecto, implique viajes en misión oficial, la unidad ejecutora debe seguir los trámites que corresponde a los funcionarios que viajan en misión oficial.

 

12. La unidad ejecutora es responsable de las actividades derivadas de la Red o Proyecto. Debe documentar la actividad (fotos, videos, poster, etc.) a fin de remitir a la DICIAT el informe correspondiente.

 

13. Al término de la Red o Proyecto el informe debe remitirse al Rector, con copia a la DICIAT, indicando los beneficios y valores agregados (nuevos contactos, convenios, acuerdos, nuevas redes o proyectos, renovación de la red o proyecto, etc.) derivados de esta actividad.

 

 

 


PROCEDURES FOR THE NETWORK OR PROJECT ENFORCEMENT

 

INITIATIVE

 

 

1. Usually the initiative comes from the invitation of an organization or a university abroad, which contacts the Universidad de Panamá through e-mail or a written notification. In that announcement are explained the general description of the project raising the possibility that the university participates as a university partner. In these cases, the authorities and faculty connections are the immediate link.

 

2. The candidate (authority, teacher, or administrative), acting as the executer of the network or project must submit a note to the DICIAT reporting the interest of the institution to be part of a project or network.

 

  • Specify the status of the network or project enforcement.
  • Attach the base document or project network and affiliation forms (written and digitalized).
  • Name and general description of the university, entity or international organization that will act as project or network coordinator.
  • Network or project nature. For example, teaching thematic network, network mobility (undergraduate, graduate, administrative), research project, project assistance, and so on.
  • Commitments acquired by the institution and financial proposal to meet those.

 

As an example: Organization of an advanced course in the institution or an international seminar, etc.

 

3. The DICIAT will contact the candidate in order to let him or her know about the procedure to follow.

 

 

 

PROCEDURE FOR DOCUMENT ENFORCEMENT

4. The DICIAT studies the proposed association and gives a recommendation to the Principal.

 

5. The DICIAT prepares the documents of association in order to give it to the Principal who will sign them.

 

6. The DICIAT keep track of the documents to be signed.

 

7. Once are signed the documents, the DICIAT forwards the ORIGINAL document to the person in charge of the doer unit of the network or project to be submitted to the General Coordination of the Network or Project.

 

8. The executing unit should follow up the initiative and inform the DICIAT when the network or project has been accepted by the financing entity. For example, European Commission, Group of Latin American Universities La Rabida, ANUIES, and so on.

 

 

 

NETWORK OR PROJECT ENFORCEMENT

 

9. Annually, the executing entity must submit a report about the network or project enforcement to the DICIAT. This will be done in order to keep the network and projects databases, updated.

 

10. When the network or project enforcement involves the performance of an activity in the Universidad de Panamá, the executing entity must inform the DICIAT to get the technical support, if needed.

 

11. When the network or project enforcement implies official missions, the executing entity must follow up the procedures related to the staff members traveling abroad.

 

12. The executing entity is responsible of the activities related to the network or project. This entity will have to illustrate all the activity through pictures, videos, posters, and others. After that, a report must be send to the DICIAT.

 

13. At the end of the network or project, a report should be send to the Principal with a copy to the DICIAT, indicating the advantages and value added (new contacts, agreements, new network or projects, renewing of the network or project, etc.) resulting from this activity.

 

 

 


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